Het overdragen en verwerken van documenten gaat digitaal veel sneller en is aanzienlijk efficiënter dan op papier. Digitaal ondertekende documenten kunnen bovendien direct vanuit het proces met een autorisatiekenmerk worden opgeslagen/gearchiveerd en weer opgeroepen. U stroomlijnt uw documentstromen en de kwaliteitsbeleving voor klanten en medewerkers neemt sterk toe. Besparingen variëren naar aard en omvang van enkele tot tientallen euro’s per document/dossier per jaar waardoor er een snelle terugverdientijd gerealiseerd kan worden.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Ja, sinds 1999 heeft de Europese Unie een richtlijn uitgevaardigd waarin digitale handtekeningen gelijk gesteld worden aan handtekeningen die met de hand gezet worden. Hieraan heeft men de wettelijke voorwaarde verbonden dat de handtekening met een gewaarmerkt certificaat te verifiëren is en dat de ondertekenaar een veilig middel gebruikt wat onder zijn controle is. Vanaf 2003 volgt Nederland de EU regelgeving via  de Wet op de Elektronische Handtekening.

Wat moet u doen?
Documenten kunnen met een klein stukje techniek van een digitale stempel/code worden voorzien waarmee garanties worden gegeven op een tweetal belangrijke zaken:

Om de authenticiteit van een digitale handtekening te kunnen controleren bestaan certificaten. Een certificaat is een bestand dat wordt verstrekt door een geautoriseerde instelling, de zogenaamde Trusted Third Party (TTP). Certificaten kunnen op beveiligde media (USB sticks, Smart Cards of speciale apparaten zoals de Cosign appliance) worden geplaatst. Zeker indien organisaties hun certificaten op speciale apparaten plaatsen dan wordt er centraal geregistreerd en is er nog weinig handmatige administratie nodig.

Met behulp van een voor iedereen beschikbare sleutel kan de digitale handtekening van de ondertekenaar worden gecontroleerd. Wettelijk is geregeld dat  TTP’s aansprakelijk zijn voor de correctheid van de certificaten. TTP’s staan geregistreerd bij de OPTA.

De integriteit van de inhoud van het document wordt gewaarborgd door het document te voorzien van een digitale handtekening en het document met handtekening te ‘bevriezen’ (ook wel ‘sealen’genoemd). Indien toch geprobeerd wordt wijzigingen door te voeren op het originele document vervalt de gezette digitale handtekening. Bij de verificatie tussen het originele document en het ‘gemanipuleerde’ document worden op basis van wiskundige technieken controles toegepast om de echtheid van documenten vast te stellen.

Compliancy
In het kader van de toenemende compliancy regels wordt het ook steeds belangrijker om achteraf te kunnen verifiëren dat degene die een bepaald document of een bepaalde transactie geautoriseerd heeft ook daadwerkelijk degene is die dat vanuit de organisatie heeft mogen doen. Zeker daar  waar het zetten van een handtekening financiële of juridische gevolgen heeft.

Verschillende vormen van ondertekening

	Papieren handtekening	Elektronische handtekening	PKI traditioneel	Cosign appliance digitale handtekening
Authenticiteit na te gaan	Goed	Goed	Goed	Goed
Onweerlegbaarheid	Nee	Nee	Goed	Goed
Integriteit data	Nee	Nee	Goed	Goed
Technologie	Geen	Proprietary	Standaard	Standaard
Investeringskosten	Geen	Laag	Hoog	Laag
Exploitatiekosten	Hoog	Laag	Hoog	Laag

De voordelen op een rij

·         De processen waarin handtekeningen gezet moeten worden, worden aanzienlijk efficiënter en versneld;

·         Het direct digitaal archiveren en kunnen oproepen van de getekende documenten;

·         Verlaging van beheerkosten door gecentraliseerde administratie van digitale handtekeningen;

·         Beter en makkelijker voldoen aan geldende compliancy regels;

·         Vermindering van gebruik van papier en distributie van gedrukte documenten.